Serienbriefe mit Outlook versenden
Versenden Sie personalisierte eMails an die Kontakte in Ihrem Outlook Adressbuch.
Die Möglichkeiten dieser Funktion kann nicht nur für den geschäftlichen Einsatz sondern auch für die private Nutzung von Interesse sein.
- Sie müssen eine Preisliste an Ihre Kunden schicken?
- Eine Einladung an Geschäftspartner?
- Eine Einladung zur nächsten Gartenparty?
- Sie wollen Ihren Freunden die Weihnachtsbilder senden?
- Oder die Bilder vom Sprössling?
- oder, oder, oder
Den Gründen sind keine Grenzen gesetzt.
Entweder Sie kopieren die eMail jedes Mal und ändern dann die Anrede ab oder Sie packen einfach die Empfänger in die Cc oder Bcc Eingabe.
Personalisierte eMails zeigen zumindest, dass sich da jemand die Mühe gemacht hat "persönlich" zu schreiben.
Lange Rede kurzer Sinn. Hier wie Sie mit Outlook 2003 und Word 2003 personalisierte eMails an Ihre Kontakte versenden.
Als erstes legen wir einen Ordner in den Kontakten an, wohin wir die Kontakte kopieren oder importieren, an die wir die eMails senden wollen.
Wechseln Sie dazu in den Bereich Kontakte Ihres Outlook.
Bild 1
Hier wollen wir den Ordner EINLADUNG erstellen. Im folgenden Bild (Screen Shot) zeigen wir Ihnen wie das geht.
Rechter Mausklick auf Kontakte (wie im Bild zu sehen und blau hinterlegt) und das hier folgende Menü öffnet sich.
Bild 2
Ein neues Fenster öffnet sich. Folgen Sie den Erklärungen im Bild.
Bild 3
Ihre Ordner mit den Kontakten sollte nun so ungefähr wie hier dargestellt ausschauen.
Bild 4
Jetzt müssen wir noch die gewünschten Kontakte in den neu erstellten Ordner übernehmen. Dazu bieten sich nun folgende Möglichkeiten:
- Sie markieren all die Kontakte, die Sie aus Ihren "KONTAKTEN" übernehmen wollen. Dann rechter Mausklick auf den Ordner und "Kontakte" kopieren anklicken. (Siehe hierzu auch nochmals Bild 2 weiter oben).
- Eine andere Möglichkeit besteht darin Ihre Kontakte aus einer anderen Datenquelle heraus zu importieren (z.B. einer Text-Datei, einer Excel Arbeitsmappe oder einer Datenbank, etc.)
Sie sollten nun einige Ihrer Kontakte in dem für das Mailing vorgesehenen Ordner haben.
Bild 5
Jetzt sind wir schon soweit, dass wir uns an den Seriendruck machen können.
Klicken Sie dafür auf das Menü EXTRAS, das dann wie folgt ausschaut.
Bild 6
Nach dem Klick auf SERIENDRUCK erscheint das folgende Fenster
Bild 7
Als nächstes wird sich dann Microsoft Word öffnen. Word wird benutzt um die Mitteilung, also die eMail zu schreiben. Die eMail kann in RTF (Rich Text Format) oder HTML (Hyper Text Markup Language) erstellt werden. Das bedeutet, dass Sie auch Bilder einfügen und versenden können.
Bild 8
Die Symbolleiste für den Seriendruck macht es Ihnen einfach, den Serienbrief oder besser gesagt, die Serien-Email zu erstellen. Übrigens, Sie können diese Funktion auch dazu benutzen um Serienbriefe auszudrucken und per Deutsche Bundespost zu verschicken.
Bild 9
Dies öffnet nun ein neues Fenster, aus dem Sie die Seriendruckfelder auswählen und in Ihr Dokument einfügen können.
Bild 10
Bild 11
Nachfolgend zeigen wir Ihnen wie Sie Bilder in Ihr Word Dokument einfügen.
Klicken Sie auf das Bild einfügen Symbol in der Symbolleiste "Grafik", die sich normalerweise am unteren Bildschirmrand befindet.
Bild 12
Sollte diese Symbolleiste nicht auf Ihrem Bildschirm zu finden sein, so müssen Sie diese aktivieren. Wie das geht zeigen wir Ihnen mit dem nächsten Bild. Klicken Sie hierzu auf das Menü ANSICHT
Bild 13
Der Menüpunkt GRAFIK muss einen Haken anzeigen, wie in Bild 13 gezeigt.
Bild 14
Sie sollten bei der Auswahl der Bilder darauf achten, dass Sie nicht zu groß sind. Mit Größe meinen wir nicht unbedingt die Abmessungen sondern die Dateigröße. Ein Bild mit 2 oder 3 MegaByte an Hunderte von Kontakten zu senden kann sich hinziehen. Optimieren Sie die Dateien mit entsprechender Software wie z.B. dem PhotoImpact.
Jetzt kommen wir zum Versenden Ihrer personalisierten eMails.
Bild 15
Das war es dann auch schon. Die eMails sind entweder sofort verschickt worden oder befinden sich jetzt in Ihrem Postausgangs Ordner (Je nachdem wie Sie Outlook eingestellt haben).
Die fertige eMail sieht nun so aus und falls die eMails noch in Ihrem Postausgangskorb sind, dann können Sie sie sich auch noch vor dem Versenden anschauen. Ansonsten sollten Sie in Ihrem Gesendete Objekte Ordner zu finden sein.
Bild 16
Abschließender Hinweis:
Sie sollten die eMails nicht direkt versenden, sondern erst in Ihren Postausgang wandern lassen. So haben Sie immer noch die Möglichkeit Fehler zu korrigieren oder die ganze Prozedur nochmals zu machen und die bisherigen eMails einfach zu löschen.
Das Versenden von Hunderten oder gar Tausenden von eMails kann eine ganze Weile dauern und Sie sollten dies bei der Wahl und dem Einsatz von Bilddateien berücksichtigen.
Wenn Sie lediglich Bilder mit Outlook verschicken möchten, dann benutzen Sie am besten Picasa 2. Picasa komprimiert Ihre Bilder, so dass sie nicht mehr zu groß sind um in einer eMail verschickt zu werden.
Mehr Informationen dazu und den Link zum kostenlosen Download:
Picasa - Fotosoftware
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