Outlook 2003 - ein paar Tipps
Outlook ist für viele von uns wahrscheinlich das am meisten genutzte Anwendungsprogramm. Mit Outlook sind Sie mit Kollegen, Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Freunden und Verwandten verbunden. Die elektronische Mail hat vieles verändert. Die Kommunikation wurde vereinfacht und rasant beschleunigt.
Sie brauchen nicht einmal mehr zum Briefkasten um die Ecke laufen. Ein Knopfdruck genügt und in kürzester Zeit wird Ihre Nachricht dem Empfänger zugestellt; ob dem Kollegen im Büro nebenan oder dem Kunden auf der anderen Seite des Globus.
Mit eMail kommt aber auch ein gewisser Zeitdruck. So schnell wie die Nachricht zugestellt wird, so schnell wird oftmals eine Antwort erwartet. Vorbei sind die Zeiten wo man auf eine briefliche Antwort eine Woche wartete.
Nehmen wir nun mal an, dass Sie nicht nur ein oder zwei eMails am Tag erhalten und dass Sie diese eMails auch beantworten müssen.
Wie handhabe ich die "Flut" eingehender eMails?
(Die folgenden Tipps können Sie auch privat anwenden. Ich war schon etwas überrascht, wie ein Klingelton bei einer eingehenden eMail andere beindruckt hat. Ist halt HighTech, wie man so schön sagt. )
Nun, die einfachste Lösung sind die in Outlook eingebauten Filtermöglichkeiten (Regeln), die Sie über das Menü EXTRAS finden. Regeln sind schnell eingerichtet und machen das Arbeiten, gerade mit größeren Mengen an Emailverkehr, viel viel einfacher. Ein paar Regeln sind in kürzester Zeit eingerichtet.
Sie warten auf eine wichtige eMail von einem Geschäftspartner, die unbedingt sofort bearbeitet werden muss? Warum nicht einfach eine Regel eingerichtet und bei Eingang der eMail einen "Alarm" ausgelöst? Spielen Sie eine Melodie ab und/oder lassen Sie ein Mitteilungsfenster öffnen.
Mit Outlook Regeln können Sie Ihre eingehenden eMails bereits vorsortieren, indem Sie sie in verschiedene Ordner verschieben. Sie können diese Ordner "Wichtig" oder auch "Unwichtig", "Privat" oder "Beruf", "Nur Info" oder "Zu Bearbeiten" nennen.
Einen neuen Ordner erstellen Sie schnell und einfach durch einen rechten Mausklick, z. B. auf dem Eingangskorb und dann NEU dann ORDNER.
Probieren Sie es aus und wenn Sie noch weitere Fragen dazu haben, dann sagen Sie uns einfach Bescheid, wir werden Ihnen dann damit helfen.
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