Microsoft Excel 2003

Arbeiten mit der Pivot Tabelle

Schnelle Auswertung von Excel Arbeitsblättern, Textdateien oder Datenbanken.

Geht es Ihnen auch manchmal so, dass Sie es leid sind, die gleichen Formeln wieder und wieder in ein Arbeitsblatt zu schreiben?

Würde es Ihnen helfen, wenn Sie schnell mal einen Bericht Ihrer gesammelten Daten zu Auswertung erstellen könnten?

Hätten Sie gerne den vollen Überblick?

Falls dem so ist, dann kann Ihnen die Excel Pivot Tabelle sicherlich helfen. Ein machtvolles Werkzeug, welches selten genutzt wird.

Damit Ihnen nicht gleich der ganze Spaß durch ein unbekanntes Wort vermiest wird, schauen wir uns erst einmal die Definition einer Pivot Tabelle an:

"Eine interaktive Tabelle in Microsoft Excel, die gleiche Daten aus einer Liste oder einer Datenbank in verschiedenen »Konstellationen« darstellen kann. Der Benutzer kann die Zeilen und Spalten einer PivotTable zu Analysezwecken so ändern, dass die Informationen unterschiedlich angezeigt oder zusammengefasst werden."
Definition aus Microsoft Press Computer Lexikon, 7. Auflage, 2003

Das Wort Pivot selbst, frei übersetzt aus dem Englischen, bedeutet "Dreh- / Angelpunkt".

Wie Sie schnell und einfach den Überblick bewahren und wertvolle Auswertungen, ohne großen Zeitaufwand, erstellen können zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Als Datenquelle haben wir eine Textdatei mit über 15.000 "Datensätzen".

Bild 1:

Wir öffnen diese Textdatei mit Excel

Bild 2:

um folgende Pivot Tabelle zu erstellen

Bild 3:

Diese Pivot Tabelle kann nun auch als HTML Datei gespeichert werden und so mit jedem Browser geöffnet werden (Für das Inter- oder Intranet oder einfach so). Dieser Arbeitsvorgang dauerte keine 5 Minuten.

Mit der Pivot Tabelle können Sie Umsatzzahlen schnell übersichtlich präsentieren, Sie können die Schulnoten Ihrer Kinder auswerten oder eine einfache Einnahme- Überschussrechnung erstellen. Ihrer Phantasie bleibt da keine Grenzen gesetzt.

Hier nun die Anleitung wie das geht:

• Die Daten aus der Textdatei importieren wir nun in Microsoft Excel 2003. Einfach über Menü DATEI dann ÖFFNEN dann als Dateityp TEXTDATEIEN auswählen und zum Speicherort navigieren. Diese Datei ist "TAB Getrennt" und jede "Spalte" wird in eine Excel Spalte übernommen.

Falls Sie Ihre Daten in einer Datenbank gespeichert haben, dann ist der "Import" Vorgang ähnlich.

Diesen Schritt können Sie überspringen, wenn Sie Ihre Daten bereits in einem Excel Arbeitsblatt haben.

• Bei diesem Schritt gehen wir davon aus, dass Ihre Daten nun in einem Excel Arbeitsblatt sind.

• Jede Spalte einen passenden Namen hat (z.B. Jahr, Monat, Datum, Produkt, VK, Erlös, etc. oder Schuljahr, Schulfach, Arbeit, Note, etc.)

• Keine leeren Zeilen (Datensätze) zwischen den Datensätzen sind.

Jetzt geht's los:

Klicken Sie irgendwo auf eine Zelle innerhalb Ihrer Daten

Bild 4:

Klicken Sie dann auf das Menü DATEN und folgen den Anweisungen im nächsten Bild.

Bild 5:

Der Pivot Assistent wird nun geöffnet.

Bild 6:

Jetzt zeigt Ihnen der Assistent den Datenbereich an, welcher in der Pivot Tabelle benutzt wird.

Bild 7:

Achten Sie hier darauf, dass der Bereich bei A1 anfängt und bis zum Ende der Liste geht. Kicken Sie auf WEITER.

Der dritte und letzte Schritt des Pivot Assistenten wird nun angezeigt.

Bild 8:

Um Layout und Optionen kümmern wir uns später. Klicken Sie einfach auf Fertig stellen um die neu erstellte Pivot Tabelle zu erhalten.

Bild 9:

In unserem Beispiel "ziehen" wir nun aus der Feldliste (rechts bei uns im Fenster) den MONAT in die Pivot Tabelle (ganz nach links). Genauso verfahren wir mit PRODUKT-GRUPPE. Diese beiden Werten geben uns die Gruppierung in der Pivot Tabelle. Achten Sie darauf, dass MONAT ganz links steht und PRODUKT-GRUPPE rechts davon (Bild 10 zeigt das Ergebnis).

Jetzt wollen wir noch Ergebnisse sehen und ziehen PRODUKT-GRUPPE in den Bereich der Datenfelder. Als Standardeinstellung sollte Excel nun die Anzahl automatisch berechnen und anzeigen.

Bild 10:

Wenn Sie das gleich mal an einem eigenen Beispiel ausprobieren, dann werden Sie feststellen, dass es wirklich sehr einfach und schnell geht.

Zum Abschluss wollen wir den Bericht noch etwas verschönern. Wir werden die Formatierungsfunktion benutzen und das Ergebnis sortieren.

Klicken Sie hierzu auf das Symbol "Bericht formatieren" in der Pivot Tabelle Symbolleiste. Bild 11 zeigt Ihnen wie das aussieht.

Bild 11:

Sollte dieses Symbol nicht farbig zu sehen sein, dann müssen Sie in den Bereich der Pivot Tabelle klicken. Der Klick auf das "Bericht formatieren" Symbol öffnet das "AutoFormat" Fenster. Sie können später damit experimentieren um herauszufinden, welches Format sich am besten für Ihren Bericht eignet. Wir benutzen das Format rechts oben, wie Bild 12 zeigt.

Bild 12:

Klicken Sie auf OK um die Formatierung anzuwenden.

Jetzt gehen wir dran, das Ergebnis zu sortieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Rechter Mausklick auf Produkt-Gruppe (das rechte Feld mit dem Drop-Down-Menü, welches am nächsten zum Datenfeld ist).

Bild 13:

Wählen Sie aus dem Menü den Menüpunkt FELDEIGENSCHAFTEN.

Bild 14:

Dies öffnet das folgende Bild:

Bild 15:

Dieses Fenster öffnet sich auch direkt, wenn Sie auf PRODUKT-GRUPPE doppelklicken.

Nach dem Klick auf WEITERE öffnet sich das Fenster für weitere Optionen, wo wir die Sortierung einstellen werden. Bild 16 zeigt Ihnen, welche Einstellungen wir da vornehmen.

Bild 16:

Bild 17 zeigt wie der fertige Bericht aussieht.

Bild 17:

Abschließende Tipps:

• Bei der Datenerfassung sollten Sie bereits das Aussehen des späteren Berichtes im Auge haben. So empfiehlt es sich Spalten im Arbeitsblatt für die spätere Gruppierung in Ihrem Bericht zu einzubauen.

• Achten Sie auf die Integrität Ihrer Daten. Die Daten in einer Spalte sollten alle dem gleichen Typ entsprechen.

• Sie können dem Bericht eine total andere Bedeutung geben, einfach dadurch, dass Sie die Platzierung der Felder in der Pivot Tabelle an einer anderen Stelle vornehmen. Zum Beispiel: Wenn Sie zuerst das Jahr und dann das Produkt anordnen, dann erhalten Sie als Ergebnis zuerst die Gruppierung nach dem Jahr und innerhalb des Jahres die einzelnen Produkte. Kehren Sie die Reihenfolge um, dann erhalten Sie zuerst das Produkt und dann die Ergebnisse pro Jahr für das Produkt. Sie sehen also, dass man mit einer Excel Pivot Tabelle schnell unterschiedliche Ergebnisse betrachten kann, ohne die ganze Arbeitsmappe umbauen zu müssen oder die Daten in anderer Form einzugeben.

• Üben Sie den Gebrauch der Feldliste.

• Experimentieren Sie etwas herum und machen Sie sich mit diesem Werkzeug vertraut. Es lohnt sich allemal.

RSS-Feed-SWA RSS ?